> Коллегам > Методические консультации

Методические консультации


Как найти финансирование для своих идей

(Работа над ошибками при написании проектов)

  Корешкова Л.Д., главный библиотекарь

организационно-методического

отдела ТОДЮБ


Для привлечения дополнительного финансирования библиотеки все чаще разрабатывают целевые программы и проекты. Участвуя в проекте, библиотека выбирает свою стратегическую позицию на определенный отрезок времени.
Как известно, далеко не все решают деньги: очень часто инициатива, творческий подход, фантазия помогают найти нетрадиционное решение, сделать жизнь библиотеки живой, интересной и для сотрудников, и для читателей. Наряду с энтузиазмом нужна целенаправленная, хорошо продуманная и спланированная работа по привлечению дополнительных вложений. Таким инструментом и служит проектная деятельность.
Для успешной разработки проекта необходимо выполнение ряда условий. В первую очередь надо сделать анализ деятельности библиотеки, возможно, провести анкетирование среди читателей, поставить перед собой цель и задачи, которые в ходе реализации проекта будут достигнуты, выявить препятствия, сформулировать стратегию и разработать сам план действий. Главное - чтобы концепция проекта не противоречила миссии самой библиотеки, чтобы содержание проекта соответствовало условиям библиотеки и информационным потребностям читателей.

Что же такое «проект»?
Проектом называют совокупность мероприятий, направленных на достижение определённой цели.

Характерные черты проекта:
• Целевой характер (направленность на конкретный результат);
• Ограничение определённым периодом времени;
• Взаимосвязь определённых действий, непременно скоординированных друг с другом;
• Социальная значимость (востребованность обществом) и актуальность.

Цикл работ по проекту охватывает несколько этапов:
1. Возникновение идеи и анализ ситуации (контекста).
2. Планирование работ и привлечение средств.
3. Запуск и реализация, контроль над реализацией.
4. Завершение и анализ эффективности.

Разработка проекта всегда начинается с выявления проблемы, неудовлетворенной потребности, которую надо решить. Если не прописана проблема, нет ее обоснования, то не понятно, для чего запрашиваются деньги; такой проект может быть отклонен. Исходя из проблемы, определяем идею проекта.

При разработке идеи будущего проекта следует иметь в виду следующее:
1)  Идея проекта должна соответствовать приоритетным направлениям деятельности вашего учреждения.
2)  Проект может стать первым шагом в становлении нового вида деятельности библиотеки, востребованного обществом, с учётом её основных функций.
3)  Идея проекта должна быть реальной, уже на стадии её разработки надо чётко определиться с возможностями и ресурсами, которые позволят осуществить эту идею.

При формулировании идеи проекта нужно учитывать, что из его названия мы должны максимально понимать, что он собой представляет, то есть в словесном выражении обозначить его суть. Например: «Создание центра комфортного чтения в детской библиотеке».
Определившись с идеей, начинаем думать о цели проекта, которая всегда отражает долгосрочный ожидаемый результат (цель-результат: создание Центра чтения). Формулируя цель проекта, одновременно мы должны определить целевую группу, на которую направлена деятельность по проекту, решить, на какие социальные группы населения рассчитан наш проект. Распространенной ошибкой бывает указание слишком широкой целевой группы. Например: дети дошкольного и школьного возраста, подростки и молодежь. В этом случае не понятно, на кого же нацелен проект.
Формулировка цели проекта должна быть ясной, чёткой, реалистичной. В ее формулировании употребляются существительные в именительном падеже: развитие, улучшение, поддержка, помощь и т. д. Например: «Развитие информационных услуг для социально незащищённых групп населения».

Распространенные ошибки при написании проектов:

1. Не четко сформулирована цель;
2. Много раздробленных целей вместо одной конкретной;
3. Несоответствие цели основному содержанию проекта.

На основе поставленной цели определяются задачи проекта. Их может быть несколько и они должны быть сформулированы таким образом, чтобы было понятно, что по мере решения задач будет достигнута цель проекта. То есть, определяя задачи, вы определяете шаги или способы достижения цели проекта.
Сроки реализации проекта должны быть четкими и реальными. Иногда срок реализации оговаривается условиями конкурса. Необходимо также продумать ожидаемые результаты, чего вы хотите добиться в ходе реализации проекта. Это может быть и доведение материально-технической базы библиотеки до модельных стандартов, и создание комфортных условий для предоставления пользователям информационных услуг, и повышение качественных и количественных показателей работы библиотеки (желательно выраженных в цифрах или процентах). Таким образом, будет сформулирована эффективность деятельности по проекту. Здесь же укажите, будет ли продолжена деятельность в этом направлении по завершении проекта. Если проект имеет перспективное развитие, это всегда приветствуется.

Эффективность проекта зависит от следующих составляющих:
- Организация деятельности (слаженная работа на всех этапах, реалистичные задачи, правильно подобранные формы и методы работы);
- Человеческий фактор (хорошо подобранная команда, опытный руководитель).

Желательно указать, какие проекты и программы библиотекой уже реализованы в данном направлении.
Следующий этап – разработка механизма деятельности по проекту.
На этом этапе формируется план-график деятельности по проекту с чёткими сроками начала и окончания работ. Каждый цикл должен иметь конкретный перечень мероприятий со сроками проведения, исполнителями и предполагаемым бюджетом. Здесь очень важно определить логическую последовательность всех планируемых мероприятий. Каждое последующее действие должно усиливать и укреплять эффект от предыдущих.
Каждый пункт плана должен иметь ресурсное и финансовое обеспечение. Например, если запланировано обучение пользователей интернет-технологиям, то оно должно базироваться на соответствующем материально-техническом обеспечении: наличие ПК, оплата за выход в Интернет, грамотный инструктор.

Ресурсное обеспечение проекта предполагает разные виды ресурсов:
• Материально-технические: помещение, техника, канцелярские принадлежности, услуги связи.
• Информационные: все виды изданий вместе с информационно-поисковыми системами.
• Кадры.
• Рабочее время.

В разделе «кадры» необходимо дать краткую характеристику руководителю и участникам проекта. Перечислив людей, занятых в проекте, указать образование и опыт работы каждого сотрудника, его должностные обязанности и степень вовлечения в проект. Желательно закрепить координатора за каждым этапом работы по проекту.
Финансовое обеспечение проекта определяется в постатейном бюджете. То есть на каждый вид действия в нём имеется определённая статья с расходами. Как правило, к бюджету прилагается постатейный комментарий, поясняющий вид и целесообразность расходов. По возможности приложите обоснование и подтверждение стоимостной оценки расходов. Практика показывает, что план-график и бюджет к нему должны формироваться параллельно, так как если в смете проекта указываются расходы, не соотносящиеся с запланированными мероприятиями, то такой бюджет вызывает сомнения. Очень часто при рассмотрении проектов претензии бывают именно к смете.
Помните, что смета – очень важная часть проекта, и если она составлена неправильно, то проект может вообще не рассматриваться. Часто условиями конкурса оговаривается софинансирование из местного бюджета или внебюджетных источников. Не пренебрегайте этим и четко прописывайте суммы софинансирования, а не ограничивайтесь упоминанием, что предполагается финансирование из местных источников.
В приложении приветствуются письма поддержки от партнеров по проекту, письма о софинансировании, а также изобразительные, рекламные и иные материалы, помогающие лучше понять суть проекта.

Последний этап включает в себя следующие процессы:
• Анализ проделанной работы и составление отчетов: информационного, финансового по предложенным грантодателем схемам в установленные сроки; в договоре с грантодателем прописаны все формы отчетности.
• Демонстрация результатов заинтересованным структурам
(в особенности, если это было пунктом проекта).

Выводы:

Проблема, подлежащая решению с помощью реализации проекта, должна быть четко прописана. Приветствуется новизна и нестандартный подход в решении проблемы.
Цель должна быть ясной, конкретной, отражать долгосрочный ожидаемый результат.
Выбор целевой группы, на которую направлена деятельность по проекту, должен соответствовать основному содержанию проекта.
Задачи нужно формулировать таким образом, чтобы было понятно, что по мере их решения будет достигнута цель проекта.
Сроки реализации проекта должны быть четкими и реальными, соответствовать условиям конкурса.
Из проекта должно быть понятно, как библиотека представляет эффективность деятельности по проекту (ожидаемые результаты).
Приветствуется перспективное развитие деятельности по завершении проекта.
План-график деятельности по проекту должен содержать конкретный перечень мероприятий со сроками проведения и исполнителями.
В описание проекта нужно включить краткую характеристику координатора и участников проекта с указанием образования и опыта работы каждого сотрудника, его должностных обязанностей и степени вовлечения в проект.
В смету с постатейным комментарием должны закладываться только расходы, имеющие отношение к проекту и его реализации. Приветствуется, а часто и оговаривается условиями конкурса софинансирование из местного бюджета или внебюджетных источников.
К проекту прилагаются письма поддержки от партнеров по проекту, письма о софинансировании, а также изобразительные, рекламные и иные материалы, помогающие лучше понять суть проекта.
По завершении проекта проводится анализ проделанной работы и составление информационного и финансового отчетов.

 
Успеха вам в написании проектов и в их реализации!